1. Wie wij zijn

Emvia is een softwareplatform dat teams elke dag helpt groeien, met coaching die versterkt wordt door AI. Om dat te kunnen doen, verwerken we persoonsgegevens.

Emvia wordt aangeboden door Emvia AI, gevestigd aan Oude Karselaan 82, 1182 CT Amstelveen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42021857 (btw-nummer NL005436086B62).

Voor de gegevens die via het Emvia-platform worden verwerkt, treedt Emvia op als verwerker namens de organisatie die Emvia inzet (meestal je werkgever). Voor gegevens van onze eigen website en directe klantcontacten is Emvia verwerkingsverantwoordelijke. Vragen over privacy? Mail [email protected].

2. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je Emvia gebruikt, verwerken we:

• Account- en profielgegevens: je naam, e-mailadres, functie en organisatie, en wat je tijdens de onboarding deelt over hoe je werkt en wat je doelen zijn.
• Gespreksinhoud: de berichten die je uitwisselt met je coach in de chat. Deze gesprekken vormen de kern van de coaching.
• Gebruiksgegevens: technische gegevens over hoe je het platform gebruikt, zodat de dienst werkt, veilig blijft en beter wordt.
• Teamcontext: als je in teamverband werkt, gegevens over samenwerking en afspraken, voor zover die voor de begeleiding relevant zijn.
• Contact- en facturatiegegevens: gegevens die nodig zijn voor offertes, facturen en support.

3. Waarvoor we gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens om:

• de coaching te leveren en persoonlijk te maken — grondslag: uitvoering van de overeenkomst;
• het platform te laten werken, te beveiligen en te verbeteren — grondslag: gerechtvaardigd belang;
• te factureren en onze administratie te voeren — grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst;
• je te ondersteunen bij vragen — grondslag: uitvoering van de overeenkomst;
• je te informeren over de dienst — grondslag: gerechtvaardigd belang; voor marketing vragen we waar nodig je toestemming.

Je gesprekken gebruiken we niet om algemene AI-modellen te trainen.

4. AI en je gesprekken

De kern van Emvia is een persoonlijke coach in de chat. Daarbij gaan we zorgvuldig om met je gesprekken:

Om de coaching te laten werken, worden berichten verwerkt door AI-modellen van zorgvuldig geselecteerde providers (zie Delen met derden). Standaard gebruiken we Anthropic; afhankelijk van de keuze van je organisatie kan ook OpenAI, Mistral of een volledig zelf-gehoste opstelling worden gebruikt.

5. Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleuteling van gegevens tijdens opslag en transport;
• isolatie van persoonlijke gesprekken, zodat ze niet tussen gebruikers worden gedeeld;
• pseudonimisering van namen waar dat kan;
• toegang die beperkt is tot bevoegde personen, op basis van noodzaak.

We blijven onze maatregelen aanscherpen naarmate het platform groeit.

6. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Voor zakelijke klanten zijn bewaartermijnen configureerbaar en leggen we ze vast in de overeenkomst of verwerkersovereenkomst. Facturatiegegevens bewaren we zolang de wet dat vereist (in Nederland doorgaans zeven jaar).

Verwijder je je account, dan verwijderen of anonimiseren we je persoonsgegevens binnen een redelijke termijn, behalve waar we wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.

7. Delen met derden en sub-verwerkers

We verkopen je gegevens nooit. We delen persoonsgegevens alleen met partijen die nodig zijn om Emvia veilig te leveren, te beveiligen en te ondersteunen.

AI-modelproviders zijn nodig om de coaching te leveren. Standaard gebruiken we Anthropic; afhankelijk van de gekozen configuratie is ook OpenAI, Mistral, een Europees model of een volledig zelf-gehoste opstelling mogelijk.

Met verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten. Voor zakelijke klanten kan de actuele sub-verwerkerslijst ook als bijlage bij de verwerkersovereenkomst worden opgenomen. Vragen hierover? Mail [email protected].

8. Doorgifte buiten de EER

De kern van Emvia wordt binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Dat geldt voor onze platforminfrastructuur en de ondersteunende diensten die we Europees hebben geconfigureerd.

De belangrijkste uitzondering kan de gekozen AI-modelprovider zijn. Als een organisatie volledige EU-verwerking wil, bieden we een Europees alternatief of een zelf-gehoste opstelling. Worden gegevens toch buiten de EER verwerkt, dan doen we dat alleen met passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• je gegevens over te dragen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Werk je via je werkgever met Emvia, dan kun je je verzoek bij je organisatie of bij ons indienen; we handelen dat samen netjes af. Een verzoek doe je via [email protected]. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. We laden lettertypen via Google Fonts; daarbij kan je IP-adres door Google worden verwerkt. We plaatsen geen trackingcookies voor advertenties.

11. Minimumleeftijd

Emvia is bedoeld voor gebruik in een werkomgeving en niet gericht op kinderen. We verwerken bewust niet gegevens van personen jonger dan 16 jaar.

12. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde regelgeving. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

1. Who we are

Emvia is a software platform that helps teams grow a little every day, with coaching powered by AI. To do that, we process personal data.

Emvia is provided by Emvia AI, based at Oude Karselaan 82, 1182 CT Amstelveen, the Netherlands, registered with the Dutch Chamber of Commerce under number 42021857 (VAT NL005436086B62).

For data processed through the Emvia platform, Emvia acts as a processor on behalf of the organisation deploying Emvia (usually your employer). For data from our own website and direct client contact, Emvia is the controller. Privacy questions? Email [email protected].

2. What data we process

Depending on how you use Emvia, we process:

• Account and profile data: your name, email, role and organisation, and what you share during onboarding about how you work and your goals.
• Conversation content: the messages you exchange with your coach in the chat. These conversations are the heart of the coaching.
• Usage data: technical data about how you use the platform, to keep the service working, secure and improving.
• Team context: if you work in a team, data about collaboration and agreements, where relevant to the coaching.
• Contact and billing data: data needed for quotes, invoices and support.

3. What we use data for

We use your data to:

• deliver and personalise the coaching — basis: performance of the contract;
• run, secure and improve the platform — basis: legitimate interest;
• invoice and keep our records — basis: legal obligation and performance of the contract;
• support you with questions — basis: performance of the contract;
• inform you about the service — basis: legitimate interest; for marketing we ask your consent where required.

We do not use your conversations to train general AI models.

4. AI and your conversations

The heart of Emvia is a personal coach in the chat. We handle your conversations with care:

To make the coaching work, messages are processed by AI models from carefully selected providers (see Sharing with third parties). By default we use Anthropic; depending on your organisation's choice, OpenAI, Mistral or a fully self-hosted setup can also be used.

5. How we protect your data

We take appropriate technical and organisational measures, including:

• encryption of data at rest and in transit;
• isolation of personal conversations, so they are not shared between users;
• pseudonymisation of names where possible;
• access limited to authorised people, on a need-to-know basis.

We keep tightening our measures as the platform grows.

6. Retention periods

We don't keep data longer than necessary. For business customers, retention periods are configurable and set in the agreement or data processing agreement. Billing data is kept as long as the law requires (in the Netherlands usually seven years).

If you delete your account, we delete or anonymise your personal data within a reasonable period, except where we are legally required to keep it.

7. Sharing with third parties and sub-processors

We never sell your data. We only share personal data with parties needed to provide, secure and support Emvia.

AI model providers are needed to deliver the coaching. By default we use Anthropic; depending on the chosen configuration, OpenAI, Mistral, a European model or a fully self-hosted setup is also possible.

We sign data processing agreements with processors. For business customers, the current sub-processor list can also be included as an annex to the data processing agreement. Questions? Email [email protected].

8. Transfers outside the EEA

The core of Emvia is processed within the European Economic Area. This applies to our platform infrastructure and the supporting services we have configured in Europe.

The main exception may be the selected AI model provider. If an organisation requires full EU processing, we offer a European alternative or a self-hosted setup. If data is nevertheless processed outside the EEA, we only do so with appropriate safeguards, such as the European Commission's standard contractual clauses.

9. Your rights

You have the right to:

• access your data;
• have inaccurate data corrected;
• have your data deleted;
• restrict processing;
• object to processing;
• transfer your data;
• withdraw consent you gave earlier.

If you use Emvia through your employer, you can submit your request to your organisation or to us; we handle it together. Submit a request via [email protected]. If you disagree with how we handle your data, you can file a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).

10. Cookies

Our website uses functional cookies needed to make the site work. We load fonts via Google Fonts; your IP address may be processed by Google in the process. We don't place tracking cookies for advertising.

11. Minimum age

Emvia is intended for use in a work setting and is not aimed at children. We intentionally do not process data of people under 16.

12. Changes

We may update this privacy policy, for example for new features or changed regulations. The most recent version is always on this page, with the date of the last change at the top.